Conheça 5 dicas infalíveis para ter uma reunião produtiva
Em diversos modelos de negócio, é comum a necessidade de realizar uma série de reuniões entre funcionários, acionistas, clientes e/ou parceiros. Entretanto, sem o devido planejamento, uma reunião pode ser contraproducente. Confira 5 dicas infalíveis para ter uma reunião produtiva em sua empresa. Confira!
Defina uma pauta com antecedência e siga o programado
Antes de qualquer reunião, é muito importante saber exatamente o motivo pelo qual aquele encontro irá acontecer. Por isso, todos os tópicos a serem debatidos na reunião devem ser definidos ainda antes do evento. Caso necessário, é possível reservar algum prazo para uma discussão livre.
Entretanto, é preciso criar um cronograma. Não atrase reuniões e não permita que elas se estendam mais do que o necessário. Ocupe outros espaços da agenda. Siga o que foi programado. Isso evita contratempos e assegura maior eficiência na reunião.
Apenas quem é necessário deve ficar na reunião
A regra “menos é mais” vale para reuniões. Simplificar pautas, pessoal e tudo o que for possível é o melhor a fazer para que o diálogo renda mais. Por isso, para um momento de diálogo, apenas quem é estritamente necessário deve estar no recinto. Isso evita participações desnecessárias ou dispersões que podem acontecer graças a um “convidado” extra.
Recursos eletrônicos exigem bom senso
Em uma reunião, é comum que colaboradores ou participantes levem tablets, notebooks ou celulares. Quando necessários, estes recursos são extremamente úteis e auxiliam a discutir e exibir as informações com precisão e agilidade. Entretanto, quando não tiverem um uso definido na reunião, estes mesmos aparelhos podem ser fonte de procrastinação e dispersar a atenção dos participantes.
Por isso, o uso de dispositivos eletrônicos em reuniões exige bom-senso. Use apenas quando necessário e incentive os demais participantes da reunião a fazer o mesmo.
Crie slides que acompanham a fala
Um erro comum em reuniões é que a pessoa responsável por expor dados ou informações crie uma apresentação de slides extremamente detalhada para apresentar seus argumentos e discursos. Com isso, a tendência é que ela apenas leia o conteúdo dos slides, ou ainda que os ouvintes da reunião tenham dificuldades em se concentrar na fala ou nos slides, pois a densidade de dados, em ambos, briga pela atenção dos interlocutores.
O ideal para uma apresentação em uma reunião é que os slides tenham apenas tópicos ou palavras-chave do que está para ser dito. Por outro lado, a apresentação de tabelas e gráficos exige precisão e detalhamento, pois estas informações podem ser responsáveis por decisões que determinarão o futuro da empresa.
Utilize um espaço adequado
O espaço onde a reunião acontecerá é fundamental para garantir que o encontro seja produtivo. O local precisa oferecer conforto, mobília que atenda às características do encontro, refrigeração e iluminação adequadas, decoração que incentiva a concentração e a criatividade, entre outras exigências. O Workplace Palhano oferece o espaço ideal para suas reuniões de trabalho. De forma reservada, confortável e com toda a infraestrutura necessária para fazer bons negócios.
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