Qual o melhor espaço para marcar reuniões?

Em qualquer atividade, as reuniões são momentos importantes para tomar decisões, ter novas ideias, alinhar a equipe ou fazer novos negócios. No entanto, a reunião deve ser feita em um espaço específico para ser produtiva e de fato cumprir com seus objetivos. Afinal, qual é o melhor espaço para marcar reuniões?

Espaços fechados melhoram a concentração

Na hora da reunião é importante que toda a equipe esteja acomodada em um local fechado. Ambientes muito abertos aumentam a dispersão, pois as pessoas se tornam mais suscetíveis a se distraírem com atividades externas. Além disso, na sala fechada é mais fácil manter um controle para que não haja interrupções. Uma boa ideia também é ter materiais disponíveis que caracterizem um momento de reunião, como os instrumentos para realizar apresentações, materiais de escritório, televisão e o que mais for pertinente.

Reuniões com os colaboradores

As reuniões com os colaboradores são importantes, pois geralmente envolvem divisão de tarefas, novos projetos, decisões ou realinhamento da equipe. Como os funcionários já têm um entrosamento, é mais fácil ocorrer uma dispersão e falta de foco. Nas reuniões que exigem uma maior criatividade e estímulo estes fatores podem arruinar os objetivos da reunião. Portanto, é preciso investir em um espaço calmo e bem climatizado, de preferência fora do espaço comum de trabalho, para que haja um estímulo diferente aos colaboradores.

Reuniões de negócios

Uma reunião de negócios deve ser realizada, sempre que possível, fora da empresa. Isso transmite mais seriedade já que vocês se dirigirão a um local específico para tratar dos assuntos. Fazer a reunião no local de trabalho pode não ser uma boa opção, já que eventualmente pode surgir alguma necessidade urgente ou alguma interrupção. Portanto, um local voltado especificamente para este tipo de atividade é o mais indicado para manter o foco neste momento importante. Evite também marcar reuniões em cafés ou lugares que podem ficar mais agitados, barulhentos e, assim, prejudicarem a concentração. O acesso à internet também é um diferencial que deve ser levado em conta.

Atendimento aos clientes

Para atender clientes uma boa opção são as salas individuais, que são projetadas para atender até três pessoas. O cliente deve se sentir bem neste momento, portanto, é preciso ter um ambiente mais acolhedor e bem climatizado para promover conforto térmico. Uma sala menor é mais aconchegante e menos intimidadora. Não se esqueça de que um espaço de café também é um diferencial no momento do atendimento.

Evite a dispersão e estimule a criatividade

Um erro muito comum é que o momento da reunião gere uma dispersão das pessoas envolvidas. Como a reunião é uma quebra na rotina do trabalho, muitas vezes é difícil se concentrar e ter o foco necessário para decidir coisas importantes. Por isso, pensar no espaço em que a reunião deve ocorrer é fundamental. Um ambiente adequado ajuda a manter o foco, estimula os colaboradores a terem boas ideias e aumenta as chances de boas negociações.

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