8 atitudes que vão otimizar sua produtividade no trabalho

A cada dia somos colocados em posição de termos maior produtividade em nossas atividades profissionais, visto que o mercado exige cada vez mais agilidade e resultados melhores. E para que consigamos atingir esse objetivo é preciso adotar algumas atitudes que tem por objetivo proporcionar a melhor produtividade no trabalho.

Por sermos uma empresa que acompanha de perto a vida de muitos profissionais (dos mais diversos mercados), percebemos que adotar algumas medidas pode ajudar consideravelmente no alcance desse objetivo. Por isso, preparamos este artigo que contêm oito excelentes dicas de como otimizar sua produtividade no dia a dia de trabalho.

Confira agora mesmo essas dicas e obtenha melhores resultados!

1 — Programe seu dia antes de iniciar as atividades

O planejamento é um dos principais fatores para o sucesso de qualquer atividade e isso não poderia ser diferente no seu dia a dia de trabalho.

Antes de iniciar a execução das suas tarefas, empregue alguns minutos para planejar detalhadamente o seu dia (com descrição das tarefas, hora de início e término) e elabore o seu “plano de voo” daquele dia. Assim, você terá em mãos tudo que deve ser executado no dia e o tempo estimado de cada atividade.

Lembre-se de colocar no planejamento do dia apenas o que for possível executar dentro do horário de expediente, afinal, metas boas são aquelas que são possíveis de atingir.

2 — Organize seu espaço de trabalho

Ter sua mesa e/ou espaço de trabalho organizado é fundamental para ter maior produtividade, de modo que será mais fácil encontrar cada elemento fundamental para a execução de cada atividade.

Deixe em cima da sua mesa apenas o que irá utilizar para a execução das tarefas planejadas e, assim, você terá melhor produtividade com a otimização do espaço físico disponível.

3 — Separe um tempo para ler e responder os e-mails

Os e-mails são um dos maiores tomadores de tempo e produtividade da maioria dos profissionais. Querer responder imediatamente irá ocupar o seu tempo e desviar a sua atenção das tarefas mais importantes.

Para resolver essa questão, separe um tempo do seu dia para ler e responder a todos os seus e-mails. Um bom número é realizar essa tarefa 2 vezes ao dia, de modo que em um expediente de 8 horas, você irá ler e responder a todas as suas mensagens a cada 4 horas.

4 — Aprenda a delegar tarefas

De forma geral, quem deseja fazer tudo acaba não produzindo nada. Ou até pode fazer todas as atividades, porém, se sentirá exausto e a qualidade dos resultados tenderá a diminuir com o tempo.

Então, para ter maior produtividade no trabalho é preciso aprender a delegar tarefas. Assim, outras pessoas serão responsáveis por atividades complementares e você terá mais tempo para se dedicar às atividades principais.

Além disso, cada pessoa possui habilidades diferentes e, desse modo, você deve delegar as atividades de acordo com o perfil de aptidão. O mesmo se aplica a quem delega as tarefas, no qual, irá executar as atividades que melhor desempenha. Assim, o resultado do trabalho como um todo será mais produtivo.

5 — Padronize a organização dos seus arquivos digitais

A organização deve ir além do que é tangível, ou seja, das ferramentas e documentos físicos, mas também, é fundamental ser aplicada aos arquivos digitais.

Padronize e organize os documentos e mídias digitais de modo que sejam acessíveis com maior rapidez. Isso proporcionará agilidade e produtividade na sua rotina de trabalho.

Lembre-se também de excluir o que não tem mais serventia ou crie uma área exclusivamente para guardar documentos antigos e de pouco acesso, com a mesma estratégia e metodologia de um arquivo morto físico.

6 — Evite as distrações

Evite as distrações comuns do cotidiano, como as redes sociais e os aplicativos de mensagens. Você pode pensar que é só uma “olhadinha” de alguns segundos, porém, no geral, será uma soma de tempo perdido bem considerável.

Busque minimizar todo e qualquer fator que provoque a distração e que retire o seu foco no que está sendo executado. Ao fazer isso você perceberá que o seu trabalho se torna cada vez mais produtivo.

7 — Realize pequenos intervalos

É importante entender e perceber que não somos máquinas programadas para trabalharmos de forma ininterrupta todas as horas do expediente. Desse modo, para que se tenha maior produtividade é vital que se estabeleça pequenos intervalos como uma forma de “descompressão”. Não é necessário um intervalo longo — você pode estabelecer algo em torno de 5 minutos ou menos, a cada 1 ou 2 horas.

Nesse intervalo você pode executar atividades menos complexas ou realizar uma pausa para tomar um café. Certamente, você perceberá que estará mais sereno ao retomar seus afazeres e será mais produtivo.

8 — Utilize ferramentas de produtividade e gerenciamento do tempo

A tecnologia está à nossa disposição para que tenhamos qualidade e produtividade em tudo o que executamos, então, busque utilizá-la a seu favor nas atividades habituais do seu trabalho. Aplique as ferramentas como a automação de tarefas, controle de agenda, reuniões por videoconferência (ao invés de realizar grandes deslocamentos para se reunir com parceiros de negócios ou clientes), realização colaborativa de tarefas em plataformas online, etc.

Essas ferramentas de produtividade e gestão do tempo otimizarão os processos e diminuirão o hiato entre o planejado e o realizado.

Ao adotar essas 8 atitudes no seu dia a dia de trabalho, certamente, você conquistará maior produtividade e sucesso em suas atividades. Mas lembre-se que para atingir esse objetivo é necessário consistência em cada um dos tópicos apresentados nesse artigo.

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