Escritórios Virtuais: Entenda como eles funcionam

Nas últimas décadas, diversos serviços ganharam espaço no mercado com o intuito específico de facilitar a vida dos empreendedores. Afinal, abrir a própria empresa e gerenciar os negócios não é uma tarefa fácil, tampouco barata. Os recursos atualmente disponíveis melhoram diretamente aspectos operacionais e de infraestrutura das empresas contratantes. Um exemplo que vem ajudando as organizações incipientes são os escritórios virtuais.

Esta estrutura de atendimento e gerenciamento é uma forma de suporte oferecido por empresas especializadas. Com este auxílio o empreendedor pode economizar nos custos relativos a diversos setores do seu negócio. Especialmente aqueles relacionados à infraestrutura e equipamentos. Ainda não conhece os escritórios virtuais? Entenda como eles funcionam neste artigo.

O que é são escritórios virtuais?

A despeito do nome, o escritório virtual ocupa um espaço físico. O que acontece é que este não será de responsabilidade do empreendedor que contrata o serviço. Daí vem o termo, já que o profissional não precisa estar presente no local de trabalho/atendimento. Contudo, ele pode se utilizar do espaço físico contratado sempre que precisar.

Entre os serviços mais comuns oferecidos estão o atendimento telefônico e a transferência de chamadas. Além disso, há a possibilidade de utilizar o endereço físico para recebimento de correspondência e encomendas. Esta comodidade beneficia principalmente aos profissionais que viajam com frequência e que não podem ficar no escritório por muito tempo.

Como funciona?

As empresas que oferecem este tipo de serviço estão presentes em diversos estados e municípios. Assim é possível contratar desde um escritório virtual na sua própria localidade, como também em outras cidades. Geralmente esta última escolha está relacionada com o desejo de expansão dos negócios.

Utilizando os serviços aqui listados o empreendedor se livra de pagar mais impostos. Pois se abrisse escritório em cada localidade precisaria arcar com custos até duas, três ou mais vezes, maiores. No geral, o suporte oferecido por estes serviços inclui:

• Recepção;

• Serviços de internet, telefone, impressão, copiadora e videoconferência;

• Recebimento de correspondência, telefonemas e e-mails;

• Espaço físico com salas de reunião;

• Apoio administrativo.

Quais são as vantagens?

Para algumas profissões poder trabalhar em qualquer lugar é muito importante. Não estar preso ao espaço físico, portanto, é extremamente vantajoso. Com isso se ganha maior flexibilidade para atuar no seu ramo de forma mais eficaz. Além disso, é recomendável para toda empresa possuir atendimento ao público em horário comercial. Utilizando o serviço de um escritório virtual este atendimento não precisa mais ser feito por você.

Não ter de lidar diretamente com os custos de infraestrutura e operacionais também alivia as despesas fixas do seu empreendimento. Ter de pagar por espaço, equipamento e também por funcionários, pode reduzir drasticamente os seus lucros. Logo, a adequação de serviços e também da estrutura oferecida é sinônimo de economia e praticidade para os seus negócios.

Como contratar?

Primeiro, é fundamental encontrar a empresa que melhor se adapta às suas necessidades. Depois é preciso saber que haverá algumas diferenças se a sua organização estiver em fase de abertura ou mudança de endereço. Podem ser requeridos documentos do escritório virtual no primeiro caso por ordem da Junta Comercial, Receita Federal ou prefeitura local. Apesar disso, os procedimentos são similares para ambos os casos, possuindo pouca variação.

Apenas esteja ciente de que comprovantes de endereço e documentos em seu nome não poderão ser obtidos do escritório virtual. Costuma-se substituir estes registros pelo contrato de locação. Ele comprova a ligação existente entre a sua empresa e o escritório virtual, sendo aceito para fins de comprovação.

Saiba mais

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